top of page

Bedre dokumenthåndtering

Velliv Foreningen

Baggrund

Situation

Velliv Foreningen har ca. 390.000 medlemmer, som alle er kunder af pensionsselskabet Velliv.

Foreningen har til formål at sikre et stærkt demokratisk grundlag gennem medlemmernes engagement og deltagelse i foreningens valg, bonusser og øvrige medlemsfordele. Foreningen arbejder også for at fremme god mental sundhed i Danmark gennem donationer til velgørende formål.

Udfordring

Velliv Foreningen (VF) har haft en større medarbejdervækst indenfor en kort periode. Grundet ikke fastlagte processer for dokumenthåndtering, samt anvendelse af adskillige løsninger til dokumentlagring på tværs af afdelinger, er virksomheden endt med en forskelligartet håndtering af dokumenter. A-2 blev derfor bedt om at hjælpe VF med at skabe bedre praksis for håndteringen af dokumenter.

Tilgang & Resultater

A-2 har først gennem interviews med centrale medarbejdere afdækket problemstilling og daglig praksis, hvorefter der gennem workshops blev opstillet et fælles billede af dette, samt opsummeret forbedringsforslag. Efter en prioritering, blev forslagene igangsat og har givet en konkret handlingsplan, som A-2 har hjulpet med at realisere.

Tilgangen har haft fokus på at involvere nøglemedarbejdere, for at sikre organisatorisk opbakning fra både medarbejder og ledelse.

A-2 har gennem konsekvent og kontinuerlig opfølgning sikret fremdrift i initiativet, så den daglige drift ikke tog over.

Velliv Foreningen har fået grundlaget for en ensarartet dokumenthåndtering, der danner rammen for en reducering af tidsspild, frustration hos medarbejderne, dobbeltarbejde, forvirring samt efterlevelse af lovmæssige retningslinjer, herunder opretholdelse af den digitale sikkerhed.

Der er skabt en fælles forståelse og ønske fra medarbejdere og ledere om at nu at gøre dokumenthåndtering til et fast og konsistent fokusområde, der gavner alle medarbejdere og forretningen.


Nøgleleverancer

  • Overblik over situation og udfordringer og katalog af initiativer

  • Forretningsgang for dokumenthåndtering inkl. dokumentlivscyklus

  • Prioritering og implementeringsplan leverancer

Velliv logo.PNG

“Med A-2s bistand blev vi holdt til ilden og fik gennemført en vigtig, men ikke-hastende øvelse. Opgaver som disse bliver altid udskudt, selvom det ofte er dem, der i det lange løb virkelig hjælper både organisationen og medarbejderne med at spare tid”

Anna Elisabeth Lotz - Medlems- og administrationschef

Claus Møldrup

Claus Møldrup

+45 31450388

bottom of page