Bedre dokumenthåndtering
Velliv Foreningen
Baggrund
Situation
Velliv Foreningen har ca. 390.000 medlemmer, som alle er kunder af pensionsselskabet Velliv.
Foreningen har til formål at sikre et stærkt demokratisk grundlag gennem medlemmernes engagement og deltagelse i foreningens valg, bonusser og øvrige medlemsfordele. Foreningen arbejder også for at fremme god mental sundhed i Danmark gennem donationer til velgørende formål.
Udfordring
Velliv Foreningen (VF) har haft en større medarbejdervækst indenfor en kort periode. Grundet ikke fastlagte processer for dokumenthåndtering, samt anvendelse af adskillige løsninger til dokumentlagring på tværs af afdelinger, er virksomheden endt med en forskelligartet håndtering af dokumenter. A-2 blev derfor bedt om at hjælpe VF med at skabe bedre praksis for håndteringen af dokumenter.
Tilgang & Resultater
A-2 har først gennem interviews med centrale medarbejdere afdækket problemstilling og daglig praksis, hvorefter der gennem workshops blev opstillet et fælles billede af dette, samt opsummeret forbedringsforslag. Efter en prioritering, blev forslagene igangsat og har givet en konkret handlingsplan, som A-2 har hjulpet med at realisere.
Tilgangen har haft fokus på at involvere nøglemedarbejdere, for at sikre organisatorisk opbakning fra både medarbejder og ledelse.
A-2 har gennem konsekvent og kontinuerlig opfølgning sikret fremdrift i initiativet, så den daglige drift ikke tog over.
Velliv Foreningen har fået en mere ensarartet dokumenthåndtering, der efter surveymåling ca. ½ år efter initiativ startede har reduceret tidsspildmed 20%, øget opmærksomhed blandt medarbejderne med 24% og skabt en logisk struktur der opleves som 54% bedre end tidligere.
Der er skabt en fælles forståelse om at dokumenthåndtering er et fast og konsistent fokusområde, der gavner alle medarbejdere og forretningen.
Nøgleleverancer
Overblik over situation og udfordringer og katalog af initiativer
Forretningsgang for dokumenthåndtering inkl. dokumentlivscyklus
Prioritering og implementeringsplan leverancer
“Med A-2s bistand blev vi holdt til ilden og fik gennemført en vigtig, men ikke-hastende øvelse. Opgaver som disse bliver altid udskudt, selvom det ofte er dem, der i det lange løb virkelig hjælper både organisationen og medarbejderne med at spare tid”
Anna Elisabeth Lotz - Medlems- og administrationschef
