Det er en udbredt observation, at mange står over for de samme udfordringer. Uanset om det er mangel på ressourcer, komplekse udbudsregler eller behovet for at sikre bæredygtige indkøb, er disse udfordringer genkendelige på tværs af organisationer og sektorer, dog særligt i forsyningssektoren, hvor markedet lige nu er særligt udfordret. At anerkende og adressere disse fælles udfordringer er afgørende for at opnå succes i udbudsprocessen og sikre effektivitet, overholdelse og bæredygtighed i alle led af forsyningskæde. Herudover rummer forsyningsvirksomhedsdirektivet også muligheder, der kan gøre det nemmere at håndtere behovet for at opretholde den kritiske infrastruktur som mange forsyninger har ansvaret for.
Konkurrenceudsættelse skal ses som en løftestang for effektivitet og innovation
Offentlige myndigheder skal konkurrenceudsætte opgaver efter passende lovgrundlag med forskellige tærskelværdier
for EU-udbud. Udbudsprocessen er en afgørende del af indkøbs- og projektledelsespraksis og har til formål at sikre
retfærdig konkurrence, gennemsigtighed og effek
tiv ressourceallokering. Det muliggør valg af de bedste leverandører,
konkurrencedygtige priser og overholdelse af lovgivningsmæssige krav. Derudover kan udbud fremme innovation,
bæredygtighed og sociale mål. En veltilrettelagt udbudsproces styrker organisationens resultater og omdømme. Vi ser
nedenstående 6 udfordringer som centrale for dette og kommer på denne og de næste sider med bud på løsninger.
Hvorfor konkurrenceudsætte opgaven?
Offentlige myndigheder skal konkurrenceudsætte opgaver efter passende lovgrundlag med forskellige tærskelværdier
for EU-udbud. Udbudsprocessen er en afgørende del af indkøbs- og projektledelsespraksis og har til formål at sikre retfærdig konkurrence, gennemsigtighed og effektiv ressourceallokering. Det muliggør valg af de bedste leverandører, konkurrencedygtige priser og overholdelse af lovgivningsmæssige krav. Derudover kan udbud fremme innovation,
bæredygtighed og sociale mål. En veltilrettelagt udbudsproces styrker organisationens resultater og omdømme på markedet.
Vi oplever at mange kæmper med de samme udfordringer og måske overser muligheder
Det er en udbredt observation, at mange står over for de samme udfordringer. Uanset om det er mangel på ressourcer,
komplekse udbudsregler eller behovet for at sikre bæredygtige indkøb, er disse udfordringer genkendelige på tværs af
organisationer og sektorer, dog særligt i forsyningssektoren. At anerkende og adressere disse fælles udfordringer er
afgørende for at opnå succes i udbudsprocessen og sikre effektivitet, overholdelse og bæredygtighed i alle led af
forsyningskæde. Herudover rummer forsyningsvirksomhedsdirektivet også muligheder, der kan gøre det nemmere at
håndtere behovet for at opretholde den kritiske infrastruktur som mange forsyninger har ansvaret for.
Behov for specialistviden om udbudsreglerne
Udfordring
Udbudsregler er komplekse, og den konstante udvikling inden for området gør, at det kræver meget tid og overskud konstant at følge med udviklingen. Derfor kan det i flere tilfælde give god værdi at anvende specialister til disse komplekse processer.
Der kan være store konsekvenser ved manglende kendskab til regelsættet, hvilket kan føre til usikkerhed, fejl og manglende forståelse af kravene i udbudslovgivningen. Herunder ses f.eks. forvirring omkring antallet af tilbud der skal indhentes, udførelse af EU-udbud eller direkte tildeling (til ønsket leverandør), undtagelsesbestemmelser samt sikring af det mest attraktive tilbud.
Konsekvens
Denne udfordring kan resultere i juridiske konsekvenser såsom retssager, sanktioner eller tabte forretningsmuligheder. Derudover kan manglende overholdelse af udbudsreglerne underminere tilliden til organisationen og skade dens omdømme i markedet.
Det kan også være en konsekvens, at mulighederne for at optimere processer og lovgivningen dermed ikke udnyttes optimalt.
Løsning
For virksomheden kan det give mening at kortlægge de forskellige medarbejderes kendskab til reglerne, hvor fokus er på ikke-jurister og lignende, og herefter overveje om der skabes mest værdi ved at investere i uddannelse og træning af medarbejderne i udbudslovgivningen.
Eller om det er mest værdifuldt for virksomheden at outsource opgaven ved at overdrage opgaven til eksterne rådgivere/eksperter, der har kompetencerne til, at udbuddet bliver gennemført på den mest optimale måde, hvor virksomheden bliver inddraget så vi opnår resultater gennem samspil.
Dedikeret projektledelse og samarbejde på tværs
Udfordring
Manglende fremdrift i projekter og uhensigtsmæssig gennemførsel af udbudsforretninger udgør en betragtelig udfordring i udbudsprocesser. Udfordringerne opstår blandt andet når der ikke er tilstrækkelig struktur, koordinering eller styring af udbudsprocessen, hvilket kan føre til forsinkelser, forvirring og ineffektivitet.
Det kan eksempelvis være svært at navigere i reglerne vedr. ændringer og berigtigelse under udbudsprocessen.
Konsekvens
Det kan eksempelvis betyde tab af tillid fra interessenter, øgede omkostninger, mulig mistede forretningsmuligheder, bøder, annullerede kontrakter samt erstatningspligt, når udbudsprocesserne ikke gennemføres optimalt.
Ineffektiv projektledelse og upraktisk gennemførelse af udbuddet kan også resultere i dårlig kvalitet af udbudsmateriale, hvilket kan påvirke konkurrencefordelen og endelige resultater negativt.
Løsning
Det vigtigt at etablere en klar projektledelsesstruktur og implementere effektive processer og værktøjer til styring af udbudsprocessen. Dette kan omfatte oprettelse af tydelige milepæle, tidsplaner og ansvarsområder samt regelmæssig kommunikation og opfølgning.
Desuden bør der lægges vægt på kompetent lederskab og professionel styring af udbudsprojektet for at sikre en vellykket og effektiv udførelse af udbuddet.
Ressource- og kompetenceudfordringer
Udfordring
Manglende ressourcer og kompetencer udgør en betydelig udfordring i udbudsprocessen. Organisationer kan stå over for begrænsede budgetter, personalemangel eller utilstrækkelige færdigheder inden for udbudsprocedurer.
Konsekvens
Denne udfordring kan føre til ineffektivitet og fejl i udbudsprocessen. Manglende ressourcer og kompetencer kan resultere i forsinkelser, fejl i dokumentationen eller endda ugyldige udbud. Dette kan have negative økonomiske og juridiske konsekvenser for organisationen.
Løsning
Det er afgørende at investere i uddannelse og udvikling af medarbejdere inden for udbudsområdet. Organisationer bør også overveje at outsource visse dele af udbudsprocessen til eksterne eksperter eller konsulenter, der kan tilføre nødvendige ressourcer og ekspertise.
Desuden kan implementering af automatiserede udbudsværktøjer og standardiserede procedurer hjælpe med at optimere ressourceudnyttelsen og reducere behovet for manuel indgriben.
Contract Management
Udfordring
En væsentlig udfordring ved udbudsprocesser er manglende sammenhæng mellem udbudsmaterialet og kontrakten, hvor virkeligheden, som aftalen skal leve og driftes i, ikke inddrages tidligt. Dette kan føre til problemer, når kontrakten overdrages til personer, der ikke har deltaget i udarbejdelsen, hvilket kan føre til ineffektivitet og fejlfortolkning.
Derudover prioriteres ressourcer ofte til indkøb frem for kontraktstyring, og der mangler strategisk viden om kontraktstyring på ledelsesniveau, hvilket hindrer, at styringen understøtter både indkøbets og organisationens mål.
Konsekvens
Konsekvensen af disse udfordringer er, at kontrakter ofte bliver fordyrende, da der opstår uforudsete problemer, som man ikke har de rette værktøjer til at håndtere effektivt.
Desuden bliver kontrakterne ikke fremtidsrobuste og mangler fleksibilitet, hvilket gør det svært at tilpasse dem til ændrede behov eller vilkår over tid, hvilket igen kan føre til ineffektivitet og yderligere omkostninger.
Løsning
En løsning er at sikre tidlig afklaring af kontraktvilkår gennem markedsdialoger og forventningsafstemning. Ved at parterne gennemgår kontrakten sammen tidligt og identificerer, hvordan kontrakten skal driftes, sikres sammenhæng og klarhed.
Samarbejde med leverandører og partnerskaber gør kontrakten fleksibel og fremtidsrobust. Dette reducerer risikoen for uforudsete omkostninger og ineffektiv håndtering af udfordringer.
Behov for specialistviden om ESG og bæredygtighed i udbud
Udfordring
Manglende kendskab til ESG og bæredygtighed udgør en betydelig udfordring i udbudsprocessen. Dette opstår, når organisationer ikke har tilstrækkelig forståelse for vigtigheden af bæredygtighedsaspekter og hvordan man integrerer dem korrekt i udbudsprocedurerne.
Eksempelvis gælder Taksonomiforordningen for børsnoterede virksomheder med mere end 500 ansatte og statslige aktieselskaber med mere end 500 ansatte, der er omfattet af årsregnskabsloven.
Konsekvens
Manglende fokus på bæredygtighed og ESG i udbudsprocessen kan føre til utilstrækkende krav, der ikke reflekterer moderne standarder. Dette kan resultere i negativ mediedækning og et svækket omdømme, da offentlige ordregivere står til ansvar over for borgerne for deres forvaltning af store offentlige midler.
En utilstrækkelig indsats for at styre offentlige indkøb i en bæredygtig retning kan skabe mistillid og kritik fra både offentligheden og politiske interessenter.
Løsning
Offentlige ordregivere kan imødegå udfordringerne ved at prioritere uddannelse og kapacitetsopbygning inden for bæredygtighed og ESG. Det indebærer at sikre, at medarbejdere har den nødvendige viden til at udarbejde moderne og relevante krav i udbudsmaterialet.
Derudover bør ordregivere udvikle og implementere strategier, der systematisk integrerer bæredygtighedskrav i indkøbsprocessen. Samarbejde med leverandører og interessenter gennem markedsdialog kan bidrage til bedre løsninger og sikre, at offentlige midler anvendes effektivt i en bæredygtig retning.
Disse tiltag kan både styrke omdømmet og sikre en ansvarlig forvaltning af ressourcerne.
Manglende nytænkning i kontrakter
Udfordring
Ordregivere har opnået en ny status, som gør det mindre attraktivt for leverandører at indgå i offentlige kontrakter. Markedet er blevet et sælgers marked, hvilket har medført en faldende interesse i offentlige udbud og potentielt dårligere vilkår for ordregivere.
Dertil kommer, at mange leverandører nu vælger deres kontrakter med større omhu. Offentlige kontrakter kritiseres for ubalance i risikofordelingen, hvilket gør leverandørerne mere tilbageholdende.
Konsekvens
Udfordringer forbundet med et marked, hvor visse varer er svære at anskaffe på grund af knappe naturressourcer eller prisstigninger, gør det vanskeligt for leverandører at forpligte sig til langsigtede aftaler, såsom en 8-årig rammeaftale.
Danske forsyningsvirksomheder er ofte mindre end deres europæiske modparter, hvilket betyder, at store leverandører kan være uvillige til at forhandle om kontraktbetingelser og vilkår.
Løsning
Det er afgørende at foretage en omhyggelig analyse af opgavens specifikationer og behov. Dette kan omfatte dybdegående dialog og samarbejde mellem de involverede parter for at sikre en fælles forståelse.
Det er essentielt at man inddrager leverandører på et tidligt tidspunkt og tilpasser kontraktvilkår på den specifikke opgave. Ved at integrere fleksibilitet og gennemsigtighed i kontraktprocessen kan organisationer sikre en mere effektiv og vellykket udførelse af udbudsopgaven.
A-2’s tilgang
For at opnå succes med udbudsprocessen er det afgørende at etablere de nødvendige processer, systemer og kompetencer til at arbejde struktureret med udbudsplanlægning og effektiv gennemførelse af alle faser af udbudsprojekter. Der skal etableres en sammenhæng mellem teknik, data og økonomi på tværs af organisationen for at opnå fuld effektivitet i udbudsprocessen.
I vores tilgang til udbudsprocessen lægger vi vægt på at være pragmatiske og dække alle nøgleområder inden for udbud. Vi forstår, at rejsen mod effektiv udbudspraksis tager tid, og derfor tilpasser vi vores tilgang til virksomhedens nuværende modenhedsniveau for at maksimere værdien af vores indsats. Modellen nedenfor illustrerer de seks centrale områder, hvor vi hjælper vores kunder med at opnå succes med deres udbudsprocesser.
I A-2 lægger vi vægt på at facilitere samarbejde på tværs af organisationen, og sikre at udbudsgennemførsel følges op
med den nødvendige kontraktstyring. Vi inddrager relevante personer tidligt i processen eksempelvis økonomiafdelingen, så relevante data kan indgå i vurderingen af opgaveløsning, gennemfører en effektiv
markedsdialog, hvor det vurderes relevant. Vi hjælper med at oprette rammeaftaler eller kvalifikationsordninger så forsyningsvirksomheden kan nøjes med at foretage træk på disse i stedet for at skulle udbyde hver enkelt opgave hver for sig.