Driftsoptimering af sekretariaet
CPH Privathospital
Baggrund
Situation
CPH Privat hospital har igennem de seneste år vokset betydeligt. Ledelsen. I takt med virksomhedens løbende vækst har virksomheden fået et større kapacitet- og ressource pres som mængden af opgaverne voksede.
Udfordring
I takt med CPH Privathospitals vækst har virksomheden oplevet en brandslukningskultur, hvor man indsatte ressourcer der hvor man var mest bagud og derved tilsidesatte de andre opgaver. Sekretariatet oplevede en konstant stigende bunke der forsagede problemstillinger på tværs af hospitalet i form af stigende antal af utilfredse patienter, stigende antal i opkald og forsinkende fakturering.
Formål
Formålet med projektet var at få uskrevet notater under kontrol uden at gå på kompromis med andre værdiskabende aktiviteter. Derudover ønskede CPH Privathospital en implementering af et databaseret styringsløsningsværktøj.
Tilgang & Resultater
Indledningsvis ydede A-2 bistand til CPH Privathospital implementeringen for dataindsamlingsprocesser i virksomhedens journalsystem og transskriberingssystem. A-2 etablerede et planlægningsværktøj for virksomhedens data og kapacitet, et automatiseret prognoseværktøj samt et målstyrringsværktøj. A-2 støttede forretningen i forbindelse med indførelse af planlægningstavlemøder samt målstyringsmøder, samt gav forretningen coaching indenfor datadrevet planlægning. I relation til dette etablerede A-2 træning gennem processen for sikring af fastholdelse. Ydermere udarbejdede A-2 en kompetencekortlægning af sekretærerne for at sikre mest mulig ressourceudnyttelse. Igennem hele projektet involverede A-2 virksomhedens medarbejdere for at sikre motivation og støtte.
Et optimeret sekretariat
Med støtte fra A-2 fordoblede sekretariatet deres output af notater og samtidig fik reduceret backlogtil det halve på en tidshorisont af 4 måneder.
