Udbud

Tænk dialog, når du tænker evalueringsmetode

A-2 er med i mange udbud og har set mange evalueringsmetoder gennem tiden. Med Udbudslovens § 160 er der indført skærpede krav til detaljeringsgraden af evalueringsmetoden, som skal offentliggøres sammen med udbudsmaterialet.

Vi oplever, at valg af evalueringsmetode ofte giver anledning til panderynker hos ordregiver. Det gælder både ved forventninger til prisspredning samt når ordregiver fastlægger, hvad der vægtes positivt ved den tekniske evaluering. Den primære risiko ved et fejlskøn er, at evalueringsmetoden er uegnet til at identificere tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvilket som udgangspunkt vil medføre pligt til fornyet udbud.

For at imødegå denne risiko er det A-2's erfaring, at man bør afsætte den fornødne tid til både ekstern og intern dialog inden man offentliggør udbuddet. I det følgende beskriver vi hvordan ordregiver kan benytte dialog, til at fastlægge evalueringsmetoden.

Intern dialog i projekt/organisation

Ordregiver begynder typisk sit indkøb med en intern dialog. Den interne dialog er rettet mod brugerne, ledere / beslutningstagere samt eventuelle teknikere og tekniske rådgivere. Formålet med intern dialog er at afdække behov i ordregivers organisation, og kan med fordel gennemføres bredere end repræsentanterne i en nedsat udbudsprojektgruppe. Herved bliver ordregiver i stand til at beskrive, hvilke forhold der har betydning og vægter positivt ved evalueringen.

Ved intern dialog er det vigtigt, at ordregiver gør det klart for de interne interessenter, at deres input i dialogen er udslagsgivende i den senere evaluering. Dialogen bør derfor ikke kun være rettet imod hvilke funktioner, som gør den nuværende løsning god eller dårlig, men også dække muligheder for forbedringer og optimering af en fremtidig løsning.

Ordregiver kan med fordel vælge at udarbejde en interviewguide, som kan danne ramme og checkliste for den interne dialog. Det giver sikkerhed for, at alle relevante spørgsmål bliver afdækket.

Det er ikke unormalt, at den interne dialog fører til tunnelsyn mod et bestemt produkt. Her er det ordregivers opgave at gennemføre den interne dialog, så brugere, ledere / beslutningstagere og teknikere får sat ord på deres behov, samtidig med evalueringsmetoden holdes åben for nye løsninger.

Ordregiver kan i takt med at der modtages input til evalueringsmetoden, påbegynde udkast til et evalueringsskema. Det har den fordel, at ordregiver hurtigt bliver opmærksom på, hvis der er for mange evalueringspunkter eller delkriterier, og kan sortere ud i disse inden udbudsmaterialet offentliggøres.

Udkastet til evalueringsskema bør være et dynamisk dokument frem til evalueringsmetoden endelig fastlægges, som ordregiver løbende justerer, når der kommer nye input (både interne og eksterne).

Ekstern dialog med markedet

Det er fastlagt i Udbudslovens § 39, at ordregiver kan gennemføre markedsundersøgelser med henblik på at udforme udbuddet. Herunder kan ordregiver modtage rådgivning fra virksomheder på markedet.

Afhængigt af hvor langt ordregiver er i formuleringen af egne krav til sit indkøb via sin interne dialog, kan den eksterne dialog med fordel opdeles i to faser. Også her kan ordregiver anvende en interviewguide med relevante spørgsmål til den ydelse eller leverance, som skal indkøbes. Interviewguiden udformes typisk som en række konkrete behov eller konkrete problemer, der ønskes input til opfyldelse/løsning af. Med afsæt i interviewguiden giver virksomhederne bud på, hvordan behovene kan opfyldes og dermed får ordregiver værdifuld inspiration til det videre arbejde.

I første fase går ordregiver i dialog med interesserede virksomheder, som får mulighed for åbent og bredt at komme med input. Den åbne dialog er ordregivers mulighed for at lære nyt fra markedet, og virksomhederne får mulighed for at give deres forslag til, hvad der kan og bør lægges vægt på ved evalueringen.

Fasen kan eventuelt indledes med en forhåndsmeddelelse i EU-Tidende. Her anvendes formularen i TED til vejledende forhåndsmeddelelse (uden indkaldelse af tilbud) for så vidt angår opgaver omfattet af Udbudsloven. For opgaver omfattet af Forsyningsvirksomhedsdirektivet kan anvendes formularen vedr. vejledende periodisk bekendtgørelse, jf. direktivets Art. 67. Herved kan ordregiver få kendskab til helt nye virksomheder; både nationale og internationale.

Ordregiver får ved den åbne dialog større indsigt i, hvad de virksomheder, der ved mest om de givne produkter og services, vurderer som gode løsninger. Derefter kan ordregiver udarbejde sit udkast til evalueringsmetode og krav. Med et konkret udkast til evalueringsmetode kan ordregiver nu gennemføre anden fase af dialogen.

I anden fase er dialogen mere specifik og målrettet, da ordregiver har fået input fra den første dialog. Ved at ordregiver lægger et mere gennemarbejdet udbudsmateriale offentligt frem kan alle virksomheder nu kommentere og komme med forslag til ændringer og rettelser. Ordregiver beslutter selv, om forslagene skal indarbejdes i materialet, og om de passer med ordregivers behov eller ønsker. Ordregiver får desuden en indikation af, om udbudsbetingelserne lægger vægt på de rette forhold under den tekniske evaluering. Endelig kan virksomhederne give en uforpligtende indikation af det forventede prisniveau, herunder på underposter, så ordregiver kan vurdere prisspredningen og relevante cost driver.

Under dialogen skal ordregiver være opmærksom på, at hvad markedet opfatter som den optimale løsning altid skal sættes i forhold til ordregivers særlige behov eller ønsker.

Læs mere (Oprettet: 02-03-2017)


KMD køber APOS leverandøren Axapoint
KMD har købt APOS leverandøren Axapoint, som fremover kommer til at indgå i et datterselskab i KMD-koncernen.

A-2 har i forbindelse med APOS assisteret den kommunale sektor med henholdsvis:

  • Implementeringsbistande

  • Teknologisk bistand

  • Kommerciel og juridisk rådgivning 

For mere information kontakt:

Partner Lars Rasmussen
Mail: lars.rasmussen@a-2.dk
Mobil: 28 88 01 01

(Oprettet: 16-01-2014)


A-2 rådgiver ROPS

Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde har gennemført en analyse af, hvilke effekter offentlige ordregivere har opnået ved at opruste deres indkøbsfunktioner, og herunder hvordan den effektive og velfungerende indkøbsfunktion er organiseret.

I den forbindelse har A-2  gennemført seks casestudier blandt offentlige ordregivere. Casestudierne indgår i analysen som gode eksempler på, hvordan man kan arbejde med at ruste op på indkøbs- og udbudsområdet.

Find rapporten her

For mere information kontakt

Associeret Partner Jens Christian Neuschäfer

Mail: jcn@a-2.dk

Mobil: 29367397

(Oprettet: 18-12-2013)


A-2 på spil igen med udbud af reklamebureauydelser

Det Danske Klasselotteri har netop tildelt en ny bureau-aftale til en konstellation af to bureauer, Advice og Magnetix, efter et begrænset udbud.

Sven Gillesberg, Økonomichef i Det Danske Klasselotteri (Klasselotteriet) udtaler:" Udbudsreglerne gør, at vi hver 3. år skal ud i fornyet konkurrence om vores bureau-aftaler, og vi har erfaring for, at der er stor interesse for at deltage i vores udbud fra branchen. Vi arbejder derfor på at begrænse bureauernes transaktionsomkostninger under udbuddet, men samtidig give plads til bureauernes kreative og strategiske ambitioner. A-2 har guidet os sikkert igennem en enkel og effektiv udbudsproces."

Den valgte procedure blev "begrænset udbud", dvs. udbud med prækvalifikation, hvor 5 bureauer blev udvalgt til at deltage i udbuddet. Tilbudsfasen blev indledt med en fælles briefing. I forbindelse med evalueringen fik alle tilbudsgivere mulighed for at præsentere deres tilbud og teams overfor Klasselotteriet.

"A-2 og Klasselotteriet tilrettelagde en proces, som sikrede, at vi fik de nødvendige informationer om bureauernes strategiske og kreative tilgange frem i tilbuddene, og vi fik et overblik over bureauernes arbejdsprocesser og teams "udtaler Klasselotteriets Marketingdirektør Kirsten Østergaard og tilføjer: "Evalueringen gav os et klart billede af det vindende tilbud, og vi har fået et solidt fundament for det kommende samarbejde med Advice og Magnetix".

Rammeaftalen mellem Klasselotteriet og bureauerne Advice og Magnetix bygger på A-2's standardaftale, der er udformet, så den på flest mulige områder matcher branchens egne standarder, og dermed begrænser risikoen for forbehold i tilbuddene. Vilkårene i aftalen har blandt andet været drøftet med brancheorganisationen Kreativitet & Kommunikation.

Yderligere information om udbuddet kan læses her

For yderligere information kontakt Partner Lars Rasmussen, lr@a-2.dk, 28 88 01 01

(Oprettet: 28-10-2013)


Udbud af velfærd - den nye dagsorden!

A-2 oplever en stigende efterspørgsel på rådgivning og analyser på velfærdsområdet, herunder afklaring af de friere rammer for konkurrenceudsættelse af Bilag IIb ydelser, samt de nye regler for udbud af ydelser på Frit valgs-området, der blev besluttet ved aftalen mellem regeringen og kommunerne.

A-2 rådgiver i dag flere kommuner med konkurrenceudsættelse af velfærdsteknologiske løsninger, samt bistår ved forberedelse af udbud af eksempelvis drift af plejecenter og hjemmepleje.

I forhold til at afprøve de nyeste løsninger og etablering af nye partnerskaber mellem offentlige og private leverandører indenfor velfærdsløsninger, vil vi desuden henvise til Markedsmodningsfondens initiativ: Innovative offentlige indkøb, hvor der er deadline for ansøgning den 26. juni 2013, så det kan nås endnu!

For yderligere information kontakt markedschef Kenneth Flex, kf@a-2.dk, 61 28 01 91 
(Oprettet: 19-06-2013)


Folketinget har besluttet at Tilbudslovens afsnit II ikke skulle gælde for indkøb af bilag II B‐tjenesteydelser

Efter at Folketinget ved LOV nr. 1234 af 18. december 2012 besluttede at Tilbudslovens afsnit II ikke skulle gælde for indkøb af bilag II B‐tjenesteydelser, har Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen benyttet lejligheden til at revidere sin tidligere vejledning om annonceringspligt fra 2007.

Vejledningen foreligger nu i en 2013-udgave og kan hentes hentes som PDF her, eller læses direkte på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens website.

Bilag II B-ydelser omfatter blandt andet:

  • jernbane- og søtransport,

  • hotel- og restaurationsvirksomhed,

  • sundheds- og socialydelser,

  • juridiske ydelser,

  • undervisning og kultur.

Offentlige ordregivere skal dog være opmærksomme på at bilag II B‐tjenesteydelser stadig er underlagt EUF‐traktatens regler og principper, herunder principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, såfremt kontrakterne vurderes at have en klar grænseoverskridende interesse.

A-2 rådgiver en bred vifte af offentlige ordregivere i forbindelse med indkøb og udbud.

Kontakt Partner Lars Rasmussen og hør nærmere om A-2's Udbudsteam.

(Oprettet: 09-04-2013)


A-2 vinder SKI-aftaler inden for Management- og it-konsulentbistand

A-2 er glædeligt kommet med på følgende tre SKI-aftaler:

  • 17.10 - Managementkonsulentbistand

  • 02.17 - Konsulentbistand til anskaffelse og anvendelse af it

  • 02.25 - It-strategi og it-modeller

De to første aftaler i konsortium og den sidste som GlobeAlliance (A-2 og Globeteam).

Læs hele nyheden her

(Oprettet: 09-01-2013)


Udbudsregler lempet

Med virkning fra 1. januar 2013 er Tilbudsloven blevet
ændret, således at der nu ikke mere er annonceringspligt for tjenesteydelser
omfattet af Udbudsdirektivets bilag II B, herunder bl.a.

  • undervisning og erhvervsuddannelse

  • sundheds- og socialydelser

  • fritid, sport og kulturelle aktiviteter

  • juridiske tjenesteydelser

  • personaleudvælgelse og rekruttering

  • sikkerhed

  • hotel og restauration

  • jernbanetransport og visse andre transportformer

  • andre tjenesteydelser

A-2 finder det glædeligt, at der endeligt er kommet en reel
lempelse af udbudsreglerne, der kan mærkes af udbyderne, og som gør indkøb af
tjenesteydelser langt lettere.

Hvis du har nogen spørgsmål til betydningen af lovændringen, er du velkommen til at rette henvendelse til advokat Henrik Berg (hbe@a-2.dk, mobil 27 20 63 63), herunder om hvad der gælder, når indkøbet omfatter såvel tjenesteydelser, hvor annonceringspligten er ophævet, som andre ydelser.

(Oprettet: 09-01-2013)


A-2 med på SKI Rammeaftale 02.15 It-rådgivning

Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) har netop indgået rammeaftale med A-2 om levering af It-rådgivning til offentlige ordregivere.

SKIs rammeaftale "02.15 It-rådgivning" er netop trådt i kraft, og A-2 er stolte over at være blevet tildelt en plads som leverandør. Aftalen giver offentlige ordregivere mulighed for at indkøbe it-rådgivning inden for en række ydelsesområder gennem direkte tildeling.

A-2 deltager i konsortium sammen med Systematic A/S.

Rammeaftalen giver mulighed for, at offentlige ordregivere kan indkøbe it-rådgivning af A-2 inden for følgende områder:

01. It-relaterede strategier
02. Forretningsbehov, business case og gevinstrealisering
03. It-udbud
04. It-sikkerhed, business continuity og it-compliance
05. It-arkitektur
06. It-governance
07. Projekt- og programledelse
11. Test
12. Udvikling af ny funktionalitet
13. Tilpasning af eksisterende systemer

Rammeaftalen består af én rammeaftale med flere ydelsesområder. Det giver mulighed for at indkøbe rådgivning inden for et eller flere af ovenstående ydelsesområder på én gang.

"Vi er meget stolte over at være blevet tildelt en plads på rammeaftalen. A-2 ser stor værdi i rammeaftalen, ved at offentlige ordregivere nu let og enkelt kan indkøbe it-rådgivning af høj kvalitet og til en skarp pris. Samtidig giver samarbejdet med mellem A-2 og Systematic en meget spændende mulighed for, at offentlige ordregivere kan indkøbe it-rådgivning på tværs af flere ydelsesområder, der ellers til tider har været anskaffet hver for sig",  siger Lars Rasmussen, Partner i A-2.


Let at anvende rammeaftalen

SKI stiller et tildelingsværktøj til rådighed, der kan anvendes ved brug af rammeaftalen.

Som offentlig ordregiver skal man evaluere leverandørernes tilbud i forhold til ens konkrete opgave. Hvis man som offentlig ordregiver har lavet sin opgavebeskrivelse, vil evaluering, tildeling og indgåelse af kontrakt kunne ske med meget kort varsel.

Evaluering sker ud fra kriterierne pris og kvalitet. Leverandørernes pris er allerede angivet ved en fast score i tildelingsværktøjet. De offentlige ordregivere skal derfor alene tage stilling til, hvordan leverandørernes tilbud passer til den konkrete opgave ud fra kvalitet (metoder, værktøjer og sektorindsigt). Når man har givet en score for kvalitet i forhold til den konkrete opgave, kan aftalen tildeles til den leverandør, der opnår den samlede højeste score.

Rammeaftalen er trådt i kraft 20. april 2017, og kan herefter anvendes af alle SKIs kunder.

Kontakt Lars Rasmussen, for yderligere information om mulighederne. 

(Oprettet: 21-04-2017)

A-2 A/S      CVR: 25 73 49 63

Lyngbyvej 28, 2100 København Ø, tlf. 39 40 41 00
Vesterballevej 5, 7000 Fredericia, tlf. 39 40 41 00

  • LinkedIn Social Icon
  • email-filled-closed-envelope