5 spørgsmål du bør stille dig selv om det værdiskabende budget

Har du nogensinde stået i en situation, hvor du har tænkt: Hvorfor skal vi egentlig levere de her oplysninger til budgettet? Hvad bliver oplysningerne egentlig brugt til? Og skaber det nogen værdi for organisationen?

Det er jeg helt sikker på, at du har.

Mange organisationer forsømmer nemlig at drøfte og få lagt fast, hvilken værdi budgettet skal give for organisationen. Det uanset om vi taler om en offentlig eller en privat virksomhed.

Der er 5 helt centrale spørgsmål, der er gode at stille sig selv og sin organisation:

• Hvilken værdi skal budgettet samlet set skabe og hvad er budgettets vigtigste formål (f.eks. omkostningsstyring, planlægning)?

• Giver de valgte formål en øget værdi for ejerne (aktionærerne/byråd)?

• Understøtter den valgte budgetmodel organisationens idegrundlag, værdier og strategi?

• Hvilken værdi skal skabes for de forskellige målgrupper?

• Kan vi måle den værdi, som budgetmodellen skal skabe for målgrupperne?

Spørger du controlleren om svaret på et eller flere af spørgsmålene, vil svaret ofte være, at det er ledelsen, der har besluttet, at budgetmodellen er opbygget, som den er. Oplysningerne i budgetmodellen skal dermed leveres, alene fordi de er bestilt og bestemt af ledelsen. Et svar som ikke gør os klogere på en opgave, der nemt risikerer at skabe en masse unødigt arbejde i budgetprocessen, som ikke er værdiskabende for noget niveau i organisationen.

Aktiviteters værdiskabelse, og dermed et budgets værdiskabelse, vurderes meget forskelligt fra organisation til organisation. Et par oplagte eksempler: I den traditionelle profitdrevne virksomhed vurderes en aktivitet som værdiskabende, hvis den skaber en økonomisk værdi for virksomheden. Mens en aktivitet i en offentlige organisation, f.eks. en kommune, vurderes som værdiskabende, hvis den holder sig inden for kommunalfuldmagten og et politisk mandat.

To vidt forskellige tilgange til værdi og værdiskabelse, der sat op imod hinanden fungerer som en god illustration af, hvorfor det er vigtigt at få fastlagt og kommunikeret ud i organisationen, hvilken værdi budgettet skal tilføre organisationen. En værdi som gerne skal stå mål med de ressourcer, der lægges i udarbejdelsen og opfølgningen på budgettet.

På samme måde er der 5 helt centrale spørgsmål, som alle bør stille sig om den effektive budgetproces.

Et lille citat til refleksion:

"Ikke alt, der tæller, kan tælles. Og ikke alt, hvad der tælles, tæller"

- Albert Einstein

Jeg håber, at dig og din organisation allerede har fastlagt hvilken værdi, budgettet skal tilføre jeres organisation. Hvis ikke -  så er hermed givet en velment opfordring til at komme i gang.